Softskill Zeitmanagement – Organisieren Sie noch oder leben Sie schon?

Schritt 4: Packen Sie Ihre persönlichen Stressfaktoren gezielt an

Welche Erkenntnisse haben Sie aus der Stresslandkarte in Schritt 1 gewonnen? Welche Ihrer derzeitigen Tätigkeiten erledigen Sie widerwillig? Wo vergeuden Sie subjektiv zu viel Zeit? Welche Aktivitäten rauben Ihnen Energie? Schlagen Sie eine Schneise in Ihren Aufgaben-Dschungel mit folgenden Aktivitäten:

Hören Sie auf! Fragen Sie sich, welche Aufgaben Sie ab sofort streichen könnten. Was müssen weder Sie noch Ihre Mitarbeiter machen? Weil es heute keinen Sinn mehr ergibt? Oder weil Sie komplette Themengebiete an andere Abteilungen abgeben könnten? Welchen Aktivitäten müssen Sie derzeit nicht nachgehen? Im Job, aber auch zuhause? Zielen Sie beim „Aufhören“ nicht auf eine Lösung, die für alle Ewigkeit gelten muss. Streichen Sie Aufgaben einfach mal für die nächsten paar Wochen oder Monate. Und wenn Sie dann wieder alle Zeit der Welt haben, dann könnten Sie diese Aktivitäten wieder aufnehmen. Wenn Sie das dann noch wollen! Wer loslässt hat beide Hände wieder frei.

Geben Sie ab! Welche Ihrer Aufgaben könnten Sie an andere Menschen abgeben, die das schneller und besser als Sie erledigen? Schauen Sie sich in Ihrem Netzwerk und unter Ihren Mitarbeitern um und delegieren Sie. Bauen Sie mittel- und langfristig Menschen um sich herum auf, die Ihnen künftig Aufgaben noch besser abnehmen können, weil sie maximal gut geschult sind.

Geben Sie Gas! Bei vielen Tätigkeiten können wir das gleiche Ergebnis mit deutlich weniger Aufwand erreichen. Betrachten Sie deshalb Ihre Aktivitäten und fragen Sie sich:

• Wo können wir Prozesse optimieren und beispielsweise das Abstimmungsprozedere vereinfachen?
• Wo können wir Mehrarbeit und Schleifen verhindern?
• Wie können wir bestimmte Aufgaben effizienter erledigen? Weil wir Lifehacks nutzen, zum Beispeil Textbausteine, Vorlagen oder neue Tools zur internen Abstimmung?
• Wie können wir unsere Meetings effizienter und effektiver gestalten?

Packen Sie die brennendsten Themen an! Auch wenn Sie „eigentlich“ gerade gar keine Zeit haben, grundlegend Abläufe zu verändern – jede Minute, die Sie hier investieren, zahlt sich später mehrfach aus.

Schritt 5: Wenn Sie mehr schaffen wollen – tun Sie weniger!

Was ist der häufigste Fehler, den wir machen, wenn wir viel schaffen wollen? Richtig! Wir verzichten auf die Pausen. Nach dem Motto „Ich arbeite jetzt durch, dann kann ich heute pünktlich gehen!“ Tja, damit lügen wir uns leider gewaltig in die eigene Tasche. Oder haben Sie das schon mal geschafft? Vermutlich eher nicht. Nebeneffekt: wenn wir pausenlos arbeiten, dann sinkt im Laufe des Tages auch unser Arbeitstempo. Messbar. Aus diesem Grund bin ich in den letzten Jahren ein großer Freund von Pausen und Auszeiten geworden. Denn die Zeit, die wir hier investieren, holen wir uns 1.000-fach zurück.

Der Beweis: Chronobiologen haben erforscht, dass wir im Schnitt biologisch gesehen 70 Minuten am Stück konzentriert und leistungsfähig arbeiten können. Danach geht unsere Kurve automatisch in den Keller. Dann puschen wir uns zwar mit viel Koffein, Nikotin und Adrenalin und sind wieder einigermaßen fit. Nach 70 Minuten rutschen wir jedoch wieder ab, pushen uns wieder hoch ... und so „eiern“ wir durch die Woche. Mit dem Ergebnis, dass wir Freitagabends völlig platt auf der Couch enden – anstatt uns spontan mit Freunden zu treffen. Machen Sie deshalb lieber rund alle 70 Minuten eine Mini-Pause. Schauen Sie aus dem Fenster (z. B. mit der 20–6–20–Regel), atmen Sie tief durch. Und machen Sie in jedem Fall mittags eine längere Pause. Das lädt den Akku für Ihre Makleraufgaben wieder perfekt.

Über die Autorin

Cordula Nussbaum (Foto oben) unterstützt seit vielen Jahren Berufstätige in den Themen Zeit- und Selbstmanagement. Die Speakerin und Autorin bricht mit den 0815-Methoden und dem pauschalen „So organisiert ‚man‘ sich!“. Stattdessen schaut sie auf die Präferenzen der einzelnen Menschen und baut darauf ein individuelles Selbst- und Zeitmanagement auf.

Mehr Infos unter www.kreative-chaoten.com