Ein Systemwechsel bringt nicht nur technische Neuerungen mit sich, sondern erfordert auch strukturelle und organisatorische Anpassungen. KOBAN SÜDVERS hat diesen Schritt mit dem Wechsel zum Maklerverwaltungsprogramm VERA vollzogen. Geschäftsführer Fritz Wimmer und Projektleiter Daniel Miggitsch sprechen über ihre Erfahrungen, Herausforderungen und Lehren aus dem Umstieg.
Die Entscheidung für ein neues System fiel bei KOBAN SÜDVERS nicht über Nacht. Dennoch war der Umstieg für das Unternehmen notwendig, um sich technologisch zukunftsfähig aufzustellen. „Nach vielen Jahren in unserem alten Verwaltungsprogramm haben wir uns die Entscheidung für einen Anbieterwechsel nicht leicht gemacht“, erklärt Geschäftsführer Fritz Wimmer. „Im Zuge der Marktsondierung hat sich der Umstieg auf VERA für uns empfohlen. Die technologischen Vorteile, die intuitive Bedienbarkeit und die exzellente Zusammenarbeit mit dem VERA-Team waren für uns die Kriterien für den Umstieg.“
Heute betreuen 120 Mitarbeiter:innen mit VERA über 50.000 Firmen- und Privatkund:innen österreichweit – digital unterstützt, aber nicht automatisch standardisiert.
Vom Projektstart bis zur Umsetzung: Vorbereitung ist entscheidend
Ein zentraler Erfolgsfaktor für den Umstieg war die interne Projektstruktur. „Die technische Implementierung inklusive der Datenmigration funktionierte für uns einwandfrei“, so Wimmer. „Die Voraussetzung für den reibungslosen Ablauf waren intensive interne Vorarbeiten. Wir haben dafür ein breit gemischtes Projektteam aufgestellt – Daniel Miggitsch hat die Projektleitung übernommen.“
Die größte Herausforderung war, nicht nur das System zu wechseln, sondern auch die internen Prozesse anzupassen und zu optimieren. „Besonders hervorheben möchte ich den deutlich verkürzten Onboarding-Prozess und die intuitive Bedienbarkeit von VERA. Alles hat ein einheitliches Design – von der Webversion bis hin zum Kundenportal. Dadurch ist es uns möglich, neue Mitarbeiter:innen wesentlich schneller und einfacher in die tägliche Arbeit einzulernen“, so Miggitsch.
Einige Funktionen zeigen laut Miggitsch bereits spürbare Effekte in der Praxis: „Die Ansichtenwartung – also die Datenfilterung nach eigenen Kriterien – ist für uns ein deutlicher Mehrwert. Ich bin aber auch überzeugt, dass wir die Möglichkeiten des Systems noch nicht voll ausnutzen und damit noch eine Menge an Effizienzpotenzial für die Zukunft haben. Das gilt auch für die integrierte Mailbox. Sie bringt viele Vorteile, man muss jedoch seine Arbeitsweise stark anpassen, um diese effizient zu nutzen. Hat man das getan, erleichtert das den Workflow und die Arbeitsprozesse enorm.“
Dauer der Umstellung: Prozesse verändern sich nicht über Nacht
Der Weg zur Routine war nicht in wenigen Tagen geschafft – aber planbar. „Die Anpassung und Adaptierung von Arbeitsprozessen ist ein wiederkehrendes Thema“, sagt Miggitsch. „Meiner Einschätzung nach war nach circa drei Monaten ein flüssiges Arbeiten möglich. In gewissen Teilbereichen arbeiten wir aktuell noch an den Prozessen. Das liegt aber nicht primär an VERA, sondern vielmehr daran, dass wir unsere Prozesse an die neue Unternehmensstruktur anpassen müssen. Auch die Altlasten, die durch den Programmwechsel zum Vorschein kamen, werden Schritt für Schritt aufgearbeitet.“
Was andere Makler aus dem Umstieg lernen können
KOBAN SÜDVERS sieht den Wechsel als Chance – aber nicht ohne Aufwand. „Eine gute Vorbereitung und ein zeitnahes Einbeziehen der Belegschaft ist die Grundvoraussetzung für die Migration und das Roll-out“, betont Wimmer. „Erfolgsentscheidend sind zudem die Anpassung der internen Prozesse sowie eine gute Einschulung und Weiterbegleitung der Mitarbeiter:innen.“
Laut Miggitsch sind das Einbeziehen der Mitarbeiter:innen und eine gute Kommunikation am wichtigsten: „Die Mitarbeiter:innen sind schließlich diejenigen, die täglich mit dem Programm arbeiten. Es ist auch wichtig, interne Prozesse neu zu denken und an die neue Software anzupassen. Damit sollte auch eine genaue Prüfung einhergehen, ob alle Prozesse abgebildet werden können.“
Schnittstellen, Koordination und nächste Schritte
Ein reibungsloser Datenaustausch mit Versicherungsunternehmen bleibt aus Sicht der Geschäftsführung ein kritischer Erfolgsfaktor für die Weiterentwicklung des Systems. „Unabhängig von den verwendeten Fachanwendungen sind die Schnittstellen zwischen den Systemen zu den Versicherungsunternehmen der kritischste Erfolgsfaktor“, erklärt Wimmer. „Nahtlose Übergänge und hohe, gleichbleibende Datenqualität steigern die Effizienz aller Beteiligten und sparen Kosten und Ärger. Hier sehe ich noch Potenzial für die Zukunft.“
Auch im operativen Tagesgeschäft wird dieser Aspekt immer wichtiger, wie Projektleiter Daniel Miggitsch betont: „Die Schnittstellen sind ein zentrales Thema. Von der Risikoerfassung über das Angebot bis hin zur Polizze – idealerweise ohne doppelte Dateneingabe und ohne Nachbearbeitung.“
Die standortübergreifende Zusammenarbeit innerhalb von KOBAN SÜDVERS funktioniert mit VERA bereits gut – aber nicht automatisch. „Alle im Team haben immer Zugriff auf sämtliche Kunden-, Vertrags- und Schadendaten“, so Miggitsch. „Wichtig ist jedoch eine einheitliche interne Vorgehensweise bei der Verarbeitung der Daten. Das kann uns keine Software abnehmen.“
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Foto oben v.l.n.r.: Fritz Wimmer (Geschäftsführer) und Daniel Miggitsch (Projektleiter) von KOBAN SÜDVERS
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