Digitalisierung im Maklerbüro: Viele kleine Schritte statt großer Revolutionen

Der Fachverband beschäftigt sich laut Dr. Philip Steiner derzeit intensiv mit der Vereinfachung administrativer Abläufe im Maklerbüro. Gleichzeitig beobachte man technologische Entwicklungen und regulatorische Vorgaben sehr genau. Auch Datenschutz und Datensicherheit würden weiterhin stark an Bedeutung gewinnen. „Wir konzentrieren uns aktuell auf drei wesentliche Säulen. An erster Stelle steht die Verwaltungsvereinfachung im Maklerbüro. Es geht darum, die Prozesse zwischen uns Maklern, den Kunden und den Versicherern konsequent zu vereinfachen und zu optimieren. Zweitens verstehen wir uns als Seismograph für technologische und regulatorische Trends“, erklärt Steiner.

Datenqualität als Grundlage für digitale Prozesse

Ein Schwerpunkt liegt derzeit auf der Qualität und Aktualität der Daten. Laut Steiner sei eine funktionierende Datenbasis Voraussetzung dafür, dass digitale Prozesse im Alltag tatsächlich effizient funktionieren. Parallel dazu arbeite der Fachverband an Weiterbildungsangeboten zu Digitalisierung, IT-Sicherheit und Künstlicher Intelligenz. „Die Basis für jede effiziente Maklerarbeit – und übrigens auch die Voraussetzung für den sinnvollen Einsatz von KI – sind saubere und aktuelle Daten. Mit OMDS 2 verfügen wir über ein hervorragendes Format, aber es ist wieder einmal an der Zeit, die Qualität und Lieferfrequenz der Datenlieferung zu analysieren, um OMDS 2 noch besser zu machen. Parallel dazu starten wir eine fundierte Weiterbildungsreihe“, so Steiner.

Effizienz entsteht im Alltag

Steiner zufolge würden viele Veränderungen im Arbeitsalltag mittlerweile als selbstverständlich wahrgenommen. Tatsächlich hätten digitale Prozesse den Vermittleralltag in den vergangenen Jahren aber deutlich verändert. Vor allem kleinere Verbesserungen würden heute Zeit sparen und Abläufe erleichtern: „Wenn ich 10 oder 20 Jahre zurückblicke, war es oft schon eine Herausforderung, überhaupt das richtige Antragsformular physisch beim Kunden dabeizuhaben – ein großer Kofferraum war dabei von Vorteil! Heute erleben wir die Effizienz in den Details: Korrekte Daten im Maklerverwaltungsprogramm ersparen uns mühsame Rückfragen beim Versicherer. Es sind diese vielen kleinen ‚Mosaiksteine‘, die uns in Summe spürbar produktiver machen.“

Schnittstellen bleiben ein Schwachpunkt

Trotz Fortschritten sieht Steiner weiterhin Probleme bei der Abstimmung zwischen Versicherern und Maklern. Vor allem uneinheitliche Prozesse und unterschiedliche technische Standards würden den Alltag erschweren. Gleichzeitig gebe es bereits Versicherer, bei denen digitale Abläufe sehr gut funktionieren würden. „Ich verstehe diese Frustration absolut. Ich schwanke selbst oft zwischen Optimismus über das Erreichte und Skepsis angesichts manch anachronistischer Abläufe. Fakt ist: Es gibt Versicherer, bei denen die digitalen Prozesse bereits so reibungslos funktionieren, dass die Zusammenarbeit fast Spaß macht. Ich bin überzeugt, dass es ein Wechselspiel ist“, führt Steiner aus.

Aktualität der Daten gewinnt an Bedeutung

Steiner verweist vor allem auf die Aktualität der Datenübermittlung. Moderne Kundenportale und Apps könnten nur funktionieren, wenn Informationen laufend aktualisiert werden. Fehlende Aktualität wirke sich aus seiner Sicht unmittelbar auf die Nutzung digitaler Angebote aus. „Die größte Baustelle ist die Aktualität. Ein täglicher Daten-Update-Zyklus muss zum Standard werden. Warum? Weil moderne Kundenportale und Apps nur dann funktionieren, wenn der Kunde dort Echtzeit-Informationen vorfindet. Wenn sich ein Kunde nicht darauf verlassen kann, dass seine App den aktuellen Stand widerspiegelt, verliert das digitale Angebot sofort an Akzeptanz“, erklärt Steiner.

KI soll den Makler unterstützen

Beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz erwartet Steiner in den kommenden Jahren spürbare Veränderungen im Vermittleralltag. Gleichzeitig verweist er auf hohe Anforderungen an Datenschutz und Verlässlichkeit. Gerade im professionellen Umfeld brauche es deshalb einen vorsichtigen Umgang mit neuen Technologien: „Wir müssen hier strikt zwischen dem ‚Experimentieren‘ im privaten Bereich und dem professionellen, haftungskritischen Einsatz im Büro unterscheiden. Die Anforderungen an Korrektheit und Datenschutz sind bei uns extrem hoch. Dennoch werden wir sehr zeitnah teilautonome Lösungen sehen, die uns massiv unterstützen: Denken Sie an KI-gestützte Telefonie-Assistenten, automatisierte Bedingungsvergleiche oder die Erstellung von ersten Entwürfen für Deckungskonzepte.“

Wunsch nach vollständigen Vertragsdaten

Für kurzfristige Verbesserungen nennt Steiner vor allem die Verfügbarkeit vollständiger und aktueller Vertragsdaten in Maklerverwaltungsprogrammen. Dadurch könnten Rückfragen reduziert und Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. „Ich brauche gar keine drei Wünsche, mir reicht ein einziger, sehr wesentlicher: Ich wünsche mir, dass in meinem Maklerverwaltungsprogramm schlichtweg alle relevanten Vertragsdaten aller Versicherer tagesaktuell und vollständig zur Verfügung stehen. In der Fachsprache bedeutet das: lückenlose OMDS-2-Daten und eine durchgängige elektronische Übermittlung der Maklerpost inklusive aller Metadaten“, so Steiner abschließend.

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Foto oben: . Dr. Philip Steiner, Leiter des Arbeitskreises Digitalisierung im Fachverband der Versicherungsmakler und Berater in Versicherungsangelegenheiten