Inkasso als Prävention: Warum frühzeitiges Handeln Liquidität sichert

Die organisatorische Aufstellung und die technische Infrastruktur prägen wesentlich, wie flexibel ein Inkassodienstleister auf unterschiedliche Anforderungen reagieren kann. Strobl beschreibt INKO als eigentümergeführtes Unternehmen mit klarer strategischer Ausrichtung und starkem Fokus auf digitale Prozesse. „Die INKO Inkasso GmbH unterhält derzeit zu unserer Zentrale in Linz weitere Standorte in Wien sowie in Passau zur Betreuung des deutschen Marktes. Das Unternehmen wurde 1974 gegründet und ist heute das größte eigentümergeführte Inkassounternehmen Österreichs. Diese Konzernunabhängigkeit ermöglicht uns ein hohes Maß an Flexibilität, um schnell und gezielt auf die Wünsche und Anforderungen unserer Auftraggeber reagieren zu können. Ein weiterer wesentlicher Erfolgsfaktor ist unsere ausgeprägte technische Affinität“, so Strobl.

Ursachen für verspätete Zahlungen

Zahlungsverzögerungen entstehen laut Strobl selten aus einem einzelnen Grund. Vielmehr treffen mehrere wirtschaftliche Faktoren zusammen, die Unternehmen zunehmend unter Druck setzen und sich direkt auf das Zahlungsverhalten auswirken. „Schwankende Umsätze, steigende Kosten sowie höhere Zinsen und eine strengere Kreditvergabe führen dazu, dass Unternehmen ihre Rechnungen strecken. Einnahmen kommen später, während laufende Ausgaben weiter bedient werden müssen. Leider können auch Managementfehler oder wirtschaftliche Fehlentscheidungen nicht ausgeschlossen werden“, erklärt Strobl.

Forderungsmanagement als kritischer Faktor

Neben externen Einflüssen sieht Strobl vor allem im internen Umgang mit offenen Forderungen einen zentralen Hebel. Ein unzureichend strukturiertes Forderungsmanagement könne rasch zu eigenen Liquiditätsproblemen führen. „Der Grund, mit dem wir klarerweise täglich beschäftigt sind, ist ein schlampiges oder verzögertes Forderungsmanagement. Gerade in wirtschaftlich fordernden Zeiten ist ein geordneter und strenger Ablauf wichtiger denn je, um eine eigene Liquiditätsproblematik zu verhindern. Wenn die eigenen Kunden spät zahlen, kann das Unternehmen selbst ebenfalls nicht pünktlich zahlen – ein klassischer Dominoeffekt“, so Strobl.

Einschätzung der wirtschaftlichen Situation von Schuldnern

Eine fundierte Beurteilung der Zahlungsfähigkeit von Schuldnern ist für die weitere Vorgehensweise im Inkassoprozess entscheidend. Strobl verweist dabei auf den Einsatz externer Datenquellen und laufendes Monitoring: „Wir arbeiten seit vielen Jahren mit den führenden Bonitätsdatenbanken in Österreich und Deutschland zusammen. Das ermöglicht es uns sehr gut, die wirtschaftliche Situation von Unternehmen und Privatschuldnern zu beurteilen. Von der aktuellen Onlineprüfung direkt am Point of Sale bis zum laufenden Monitoring ist alles möglich.“

Struktur und Ablauf eines professionellen Inkassoprozesses

Der Übergang vom internen Mahnwesen zum Inkasso folgt laut Strobl klaren rechtlichen und praktischen Kriterien. Entscheidend sei dabei, ob Forderungen bestritten werden oder nicht. „Grundsätzlich gilt es zu wissen, dass eine Forderung immer fällig gestellt werden muss. Eine Mahnung ist gesetzlich nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Unbestrittene Forderungen gehen ins Inkasso, bestrittene Forderungen direkt zum Rechtsanwalt. Das Inkassounternehmen startet dann unterschiedliche Interventionen – schriftlich, telefonisch, digital oder durch persönliche Gespräche –, immer abhängig von Forderung, Schuldnerstruktur und Höhe“, führt Strobl aus.

Digitalisierung im Inkassowesen: „Wir nutzen jede Innovation, die für uns auch Sinn macht“

Digitale Prozesse sind für Strobl kein kurzfristiger Trend, sondern seit Jahrzehnten Teil der Unternehmensstrategie. Die Digitalisierung betreffe heute nahezu alle Bereiche des Forderungsmanagements: „Wir nutzen jede Innovation, die für uns auch Sinn macht. Bereits 1993 haben wir begonnen, Schriftstücke digital zu archivieren. Heute gibt es bei uns praktisch keinen Bereich im Unternehmen, der nicht von Digitalisierung betroffen ist – egal ob KI, Web-App oder 24/7-Online-Reporting.“

Besonderheiten im Versicherungsbereich

Im Versicherungsumfeld sieht Strobl spezifische Anforderungen, aber auch strukturelle Vorteile durch automatisierte und abgestufte Inkassoprozesse. Diese wirken sich sowohl auf Versicherer als auch auf Versicherungsnehmer aus. „Im Versicherungsbereich gibt es zwei zentrale Einsatzfelder: das klassische Prämieninkasso und langjährige Kooperationen wie etwa bei der betrieblichen AVRS. Unbestrittene Forderungen werden direkt an den Inkassopartner übergeben, ohne sofortige Schadenmeldung. Eine Schadenmeldung erfolgt erst am Ende des Prozesses, was die gemeldeten Schäden in der Praxis um über 90% reduziert“, informiert Strobl.

Ausblick: Prävention gewinnt an Bedeutung

Mit Blick auf die kommenden Jahre erwartet Strobl eine weitere Verschiebung hin zu präventiven Maßnahmen. Digitalisierung und strukturierte Prozesse sollen dabei helfen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Zahlungsausfälle zu begrenzen. „Unternehmen sollten mehr Fokus auf Prävention legen. Eine ordentliche Bonitätsprüfung, fixe Zahlungsbedingungen und eine saubere Vertrags- und Rechnungsqualität sind entscheidend. In Kombination mit einer zeitnahen Auslagerung aushaftender Forderungen an einen qualifizierten Partner lassen sich Zahlungsausfälle im Rahmen halten und die eigene Liquidität stabilisieren“, so Strobl.

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Foto oben v.l.n.r.: AssCompact Vertriebsleiter Ernst Vallant im Gespräch mit Walter Strobl, Geschäftsführer der INKO Inkasso GmbH