Was das neue Hinweisgeberschutzgesetz für Vermittler bedeutet

Wen betrifft das jetzt?

Versicherungsmakler, Versicherungsagenten und Finanzdienstleister, welche in der Vermittlung oder Beratung von Lebensversicherungen oder anderer Finanzprodukte tätig sind. Ausgenommen sind lediglich alle Einzelunternehmer.

Welche Optionen haben Sie als Unternehmer zur Umsetzung?

Sie haben die Aufgabe, in Ihrem Unternehmen eine unparteiische interne Stelle zu errichten, welche die eingegangenen anonymen Hinweise bearbeitet und ihnen nachgeht. Es ist auch eine externe Auslagerung möglich, z.B. an Rechtsanwälte oder Unternehmensberater.

Zur Kommunikation stehen folgende Hinweisgeberkanäle zur Auswahl:

E-Mail-Adresse und Telefonnummer, diese sind schnell, einfach und kostengünstig einzurichten. Der wesentliche Nachteil ist keine komplette Anonymität und keine sichere Übertragung von Daten. Der Briefkasten im Betrieb ist wohl am allerwenigsten geeignet. Hier kann zwar vom Hinweisgeber eine anonyme Meldung abgegeben werden, es besteht jedoch keinerlei Möglichkeit zur weiteren anonymen Konversation. Bei mangelnden internen Ressourcen kann man einen Ombudsmann oder eine externe Stellen beauftragen. Viele Menschen kostet es hingegen große Überwindung, sich an eine Person zu wenden und sie möchten lieber völlig anonym bleiben.

Gibt es auch digitale Lösungen für die Umsetzung?

Ja, ein ausgelagertes digitales Online-Hinweisgebersystem ist der einzige Kanal, welcher vollständige Anonymität bietet. Er erfüllt alle relevanten Datenschutzanforderungen. Eine sichere Dokumentation aller Hinweise, Nachrichten mit dem Hinweisgeber und Dateien sowie Bearbeitungsschritte im System. Diese Art von Methode hat sich mittlerweile als effektivste und wirtschaftlichste Lösung durchgesetzt. Das digitale Hinweisgebersystem ist kostengünstig in Errichtung und Betrieb und eignet sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen. Ein Online-Hinweisgeberschutzsystem bekommt man bereits unter 100 Euro jährliche Kosten, z.B. bei www.easy-dsgvo.at.

Ist nur ein interner oder auch ein externer Meldekanal umzusetzen?

Das HSchG verpflichtet nur zum betriebsinternen Meldekanal, damit Mitarbeiter Vorfälle wie z.B. Mobbing oder Belästigung, Korruption oder Bestechung, Geldwäsche oder illegale Zahlungen, Verstoß gegen Rechnungslegungs- oder Buchführungsvorschriften uvm. völlig anonym melden können.

Aktuell öffnen zahlreiche Unternehmen den Meldekanal aber auch öffentlich und zeigen damit Transparenz und Vertrauen. Ein Hinweisgeberschutzsystem zeigt, dass das Unternehmen eine offene und transparente Kultur unterstützt, in der Kunden und Lieferanten sich sicher fühlen können, potenzielle Probleme oder Missstände zu melden. Dies fördert das Vertrauen in die Geschäftsbeziehungen.

Kunden und Lieferanten können wertvolle Informationen über mögliche Compliance-Verstöße oder Risiken im Zusammenhang mit Produkten oder Dienstleistungen des Unternehmens haben. Ein Hinweisgeberschutzsystem ermöglicht es ihnen, diese Informationen sicher und anonym zu teilen, was dem Unternehmen hilft, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu lösen, noch bevor sie eskalieren.

Den Beitrag lesen Sie auch in der AssCompact März-Ausgabe!